La Cancelleria vescovile è l’ufficio a cui sono assegnati i compiti previsti dai cann. 482-491 del Codice di diritto canonico. È affidata alla Direttorietà del cancelliere vescovile, eventualmente coadiuvato da uno o più collaboratori che rivestono le funzioni precisate dal decreto di nomina (cf. cann. 483-485).
La Cancelleria vescovile ha il compito di curare lo svolgimento degli adempimenti relativi ai seguenti ambiti:
– predisposizione degli atti di curia,
– provvisione di uffici,
– ordinazioni e incarichi del clero,
– archiviazione,
– certificazione,
– coordinamento e segreteria,
– statistica.
Nel predisporre gli atti di curia la Cancelleria:
a) cura la redazione degli atti di curia (cf. can. 474) salvo che risultino essere di competenza di altri organismi; li presenta alla firma dell’Ordinario diocesano, ne cura il perfezionamento sotto il profilo della formalizzazione giuridica mediante apposizione del sigillo di curia, datazione, inserzione nel protocollo generale, controfirma a opera del cancelliere o del suo vice;
b) fornisce al direttore del bollettino ufficiale diocesano Impegno quanto necessario per la pubblicazione degli atti di curia e degli altri documenti.
Nella provvisione degli uffici la Cancelleria:
a) garantisce l’osservanza dei procedimenti previsti per la provvisione di uffici canonici da parte del Vescovo, con particolare riferimento ai parroci;
b) organizza e segue tutti i passaggi per le elezioni dei vari organismi di partecipazione di carattere diocesano e per la designazione dei Vicari zonali.
In occasione delle ordinazioni e per quanto concerne la vita del clero la Cancelleria:
a) segue, in collaborazione con i Direttori del Seminario, della formazione al diaconato permanente, degli istituti di vita consacrata o delle società di vita apostolica, gli adempimenti connessi alle ordinazioni, al conferimento dei ministeri e all’ammissione dei candidati; conserva e aggiorna i registri relativi alle ordinazioni e custodisce la documentazione inerente;
b) predispone gli atti relativi alla concessione di facoltà e licenze ai chierici, anche non diocesani, nonché ai procedimenti di incardinazione ed escardinazione;
c) trasmette le necessarie indicazioni all’Istituto per il sostentamento del clero della diocesi di Conversano-Monopoli per quanto concerne la situazione remunerativa dei sacerdoti in occasioni quali ad esempio nomine, trasferimenti, rinunce, e cura la comunicazione ai sacerdoti, una volta l’anno e in occasione di qualsiasi mutamento di incarichi ministeriali, delle apposite schede sulla situazione remunerativa.
Quanto alla archiviazione la Cancelleria:
a) cura l’archiviazione degli originali di tutti i documenti iscritti al protocollo generale e della documentazione relativa, nonché degli atti canonicamente rilevanti che non siano di pertinenza di altri organismi di curia;
b) custodisce l’archivio diocesano, regolamentandone l’accesso a norma del diritto (cf. cann. 486-490);
c) trasmette all’archivio storico i documenti non più rilevanti per l’espletamento dei compiti ordinari della curia;
d) custodisce nel proprio archivio i documenti relativi all’identificazione fondamentale delle persone (in particolare i chierici), degli enti (con i relativi statuti) e degli organismi;
e) predispone quanto necessario per l’inserimento dei dati di sua spettanza nella Guida della diocesi di Conversano-Monopoli e coordina la redazione complessiva del volume.
Per le certificazioni la Cancelleria:
- rilascia attestazioni e certificazioni relative ai documenti e ai registri di sua spettanza e alle procedure relative alla celebrazione dei sacramenti sentito l’ufficio per il catecumenato nei casi ad esso pertinenti; opera la visura di firme e documenti e rilascia attestazioni di conformità delle copie all’originale;
Nella sua funzione di coordinamento e segreteria la Cancelleria:
a) cura ordinariamente la corrispondenza ufficiale dell’Ordinario diocesano o di organismi di curia con la Santa Sede, la Conferenza Episcopale Italiana o con altre diocesi e le comunicazioni relative agli atti di curia con l’autorità civile, con particolare riferimento al Registro delle persone giuridiche;
b) si occupa delle procedure per il conferimento di onorificenze pontificie;
c) raccoglie le domande avanzate al Vescovo per la modifica dei confini delle parrocchie o dei vicariati e ne segue l’espletamento;
d) coordina le procedure relative alla richiesta di indulgenze alla Penitenzieria apostolica, alla concessione di licenze per la custodia del S.S.mo Sacramento e alla benedizione o dedicazione di altari e luoghi sacri;
e) partecipa agli incontri periodici con i cancellieri delle diocesi pugliesi per scambio di pareri e verifiche di esperienze su problematiche connesse con l’ufficio, lo studio di questioni emergenti, la programmazione di iniziative e attività
Per la cura dei dati statistici la Cancelleria:
a) reperisce ed elabora, anche con l’aiuto di esperti esterni all’ufficio, i dati di natura statistica che interessano la diocesi nel suo insieme e nelle sue componenti;
b) mantiene i contatti con analoghi organismi di altre diocesi, della CEI, della S. Sede, di enti pubblici e istituti di ricerca.